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领导希望看到什么样的电子邮件3个技巧,1个短语来澄清邮件的内容

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    发表于 2022-12-23 22:09:42 | 显示全部楼层 |阅读模式
    工作这么多年,印象最深的便是发邮件。每天醒来第一件事,便是处理邮箱里三位数的未读邮件,大部分是抄送,小部分是审批,还有一部分是让人敬而生畏的高管周知。话说邮箱里也有江湖,每发出一封邮件,背后是他人未必看不出的反复斟酌。&有天清晨,我查收到一封让人眼前一亮的邮件。发件人是一位新人,和我不在一个部门,尚未接触到本人,却对她印象极好。&领导看到怎样的邮件?3个技巧,1句话就可以把邮件内容说清楚&虽说我从手机邮箱里看到这一封邮件时,排版由于版本问题稍显不齐,但我仍然觉得阅读体验感非常舒服。看完这一封邮件,若我是收件人,还真有种“不批准不行”的感觉。&01&让邮件会说话的三个细节在称谓处带上姓氏,即便公司里有重名的同事,也能分清是发给谁;目的先行,一看就清楚需要收件人做什么;标记好关键信息,重点内容一目了然,且让人印象深刻。&细节一:称谓带上姓氏&邮件是那位新人发给她的直属领导,并抄送给各个部门的负责人。我们整个团队里就只有一个Winnie,但她还是在称谓处带上姓氏,有非常好的习惯。&我们写邮件习惯性直接称呼Peter或Linda,有时不清楚是哪一位Peter或Linda,甚至名字跟人对不上号。公司内部会用姓氏区分,邮件抬头可选择相应的收件人,但在邮件内容上,却时常忽略这一细节。&由于这是一封回复的邮件,原邮件申请人是Lily,那么在邮件内容上便可不带有Lily的姓氏,这样更显亲切。&细节二:目的先行&每天有上百封未读邮件,抄送的邮件不会一一细看,但这样的一封邮件却让人过目不忘。开门见山,她发这一封邮件的目的,便是让领导Winnie批复他们的方案。&邮件的标题是:【审批】关于用户操作指引短视频方案的申请&有些伙伴习惯用【申请】开头,是站在自身的角度出发写此邮件。但她非常聪明,懂得站在领导的角度写此邮件标题,以【审批】开头。第一申请人是Lily,她作为Lily的组长,以审批者的角色参与,说明是经过仔细审核之后才批复的邮件。&这恰好说明【审批】比【申请】更有暗示意义,暗示领导可以直接审批通过,且已经把好质量这道关,免得还要领导费心。&细节三:标记重要信息&我每次写邮件都力求简单,甚至有时候就一句“请查收”或“请您查阅”。可当我作为领导,看到这么简单的邮件,反而觉得下属太过随意。很多明明重要的事情,我不会放在心上,于是沟通变成了负累。&如上述的例子,若是她没有说明拍摄和制作用户操作指引短视频的思路和目的,当我需要再向上汇报时,又得再过细节问题。一来二去都是沟通成本,是比较笨的传话过程。&然而长篇赘述会让领导觉得疲惫,甚至感觉到发件人非常啰嗦,抓不住重点。哪怕是一段话的邮件,忙时更不会仔细去看。她的聪明之处在于,写邮件时多做了标记重要信息这个细节,其实就是字体颜色标红。关键信息立马一目了然,即便只是抄送给我,也会有去阅读这封邮件的**。&领导想看到怎样的邮件?3个技巧,1句话就可以把邮件内容说清楚&02&加分项:一句话说清楚下一步计划&讲完关键信息之后,发件人不忘告知收件人(领导)下一步的计划。她的主要目的是让领导批准短视频拍摄与制作的方案,这还涉及到成本问题,需要让领导放心。一句话说清楚下一步计划,既让人觉得踏实,又极具说服力,还不会啰嗦。&在上述例子中,发件人在邮件最后一段提到下一步的计划。即方案通过审批之后,她将组织各个协作部门的负责人,以会议的形式,落实相关事宜。用一句话便把下一步的计划说清楚,还非常清晰地指出,需要协助配合的相关负责人。&将“会议形式”标红,有利于提醒收件人了解到,审批之后有一场会议需要参与。若收件人没有时间参与会议,至少也能了解到事项的下一步进展。简单来说,便是给收件人一颗定心丸,不会是通过方案后,花钱还没有结果的事。&怎样才能做到用一句话就把事情说清楚?看如下这一句:&Lily提出的(让人理解得更清晰的表述)用户操作指引短视频制作方案(做什么),是站在用户体验的角度(目标群体),以产品线上自主配套(差异化优势)作为切入点(产品),做一个“用户入口→产品线上配套→下单”购物全链路的短视频(解决什么),达到直观传达产品配套服务、快速下单、价格至低的优势这一目的(关键性问题)。&一句话就能把事情说清楚,可记住这一简单的模型。且根据实际应用需要,调整模型表述的先后顺序。&美瑾之年是一款……(做什么),专为……(解决什么)的……(特定目标群体)提供……(产品)的……(关键性问题)。&例如,美瑾之年,是一款原创文章编辑器(做什么:编辑原创文章),专为热爱创作但不懂得排版(解决什么:排版艺术)的原创作者(特定目标群体:原创作者),提供专业化排版(产品:专业化排版)的自动排版编辑器(关键性问题:自动排版)。&领导想看到怎样的邮件?3个技巧,1句话就可以把邮件内容说清楚&03&总结三点写邮件的小窍门,为升职做准备&后来,她的直属领导告诉我,正是因为她做事情的方法比较聪明,注重细节,才把她放到组长的位置上来。写好每一封邮件,养成良好的习惯,才不至于在需要抄送大领导时,愁得不知如何是好。&窍门一:邮件标题带有个人风格&有时收到无主题的邮件,是因为很多人不知道怎么写好邮件的标题,所以习惯先写内容,发送时忘记未写标题。




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